Expor a necessidade de ter um planejamento escolar de qualidade é algo que vai, inevitavelmente, passar por algumas concepções óbvias. Afinal, tudo o que fazemos presumindo um mínimo de qualidade, requer uma boa dose de planejamento.
O planejamento escolar é um conjunto de decisões, procedimentos, metas e responsabilidades, que juntos, levam uma instituição de ensino de um lugar para o outro, em um período previamente determinado. Tarefa essencial para uma boa gestão educacional.
Escolas tradicionais, por exemplo, normalmente trabalham com planejamentos anuais. Cursos livres (como escolas de idiomas e academias) e escolas técnicas, normalmente têm planejamento semestral. Produtores digitais, cursos rápidos de EaD já enxergam planejamentos trimestrais ou mensais.
Independentemente da janela de tempo que você precisa planejar, existem pontos essenciais que você precisa se atentar, para ter sucesso nesse desafio. Vou me ater a quatro pilares deste planejamento:
- O calendário
- O acompanhamento de resultados
- O financeiro
- O crescimento
Estou fazendo esta divisão com base na minha experiência acumulada apoiando instituições de ensino há mais de 7 anos. Esta não é uma divisão fundamentada academicamente, mas tem muita prática envolvida. Se você quer algo mais denso e complexo, certamente haverão mais tópicos e subdivisões na discussão sobre planejamento escolar.
Tenha um calendário bem definido no planejamento escolar
Estou falando aqui de previsibilidade de ações. Tudo o que vai acontecer no ambiente da sua instituição de ensino, precisa antes acontecer na cabeça dos gestores. Precisa ser antecipado em um calendário.
Definir datas de reuniões gerais, eventos, feriados, aplicação adequada de conteúdo, períodos de recuperação, reforços escolar, etc. Tudo isso deve compor um único calendário.
Um caminho prático para a construção de um calendário eficiente é ter como referência o calendário aplicado no período anterior, identificando o que funcionou melhor, o que precisa de mais tempo e o que é desnecessário.
É também fundamental ter um envolvimento de todos na montagem e aplicação deste calendário. Estamos falando aqui de uma sequência cronológica de ações, com envolvimento de alunos, professores, funcionários e gestores. Logo, esse calendário precisa ser coletivo e compatível com a agenda dos envolvidos.
Garanta a qualidade com um bom acompanhamento de desempenho pedagógico
Existe um resumo que eu gosto sempre de repetir: o marketing atrai novos alunos e o pedagógico os segura na instituição. Ter um bom acompanhamento de desempenho pedagógico é fundamental para a saúde de um planejamento escolar coerente.
Muitas instituições convivem com altos índices de evasão escolar, sem perceber que a solução está na gestão pedagógica.
Muito além de ter uma boa estrutura e um bom discurso de convencimento de matrículas, é fundamental entregar o ensino prometido, se possível superando as expectativas dos alunos.
Com educação não se brinca. Assim como um restaurante que serve constantemente comida estragada está fadado à falência, uma instituição de ensino que não preza pela excelência do ensino, está também com os dias contados.
O acompanhamento de desempenho pedagógico é a coluna vertebral de uma instituição. Medir notas, frequências e comportamento dos alunos já é algo tido como fundamental. Mas é preciso ir além e saber antecipar problemas mais graves, intervindo junto aos alunos com dificuldades em aprendizado, com problemas de frequência e horários, e também de comportamento.
As pesquisas de satisfação também são uma ferramenta crucial para o acompanhamento de desempenho pedagógico. É preciso saber ouvir dos alunos e pais como eles estão avaliando o curso. A cada janela de tempo (mês, trimestre, semestre ou ano) adote um procedimento sistemático de pesquisa, para saber se estão de fato satisfeitos. E fique bastante atento às críticas e reclamações. Elas são, talvez, mais importantes do que os elogios.
O planejamento financeiro é parte do planejamento escolar
As instituições de ensino, muitas vezes, erram gravemente na hora de dimensionar seu planejamento financeiro. Estou falando aqui de gastar menos ou mais em função de cada desafio enfrentado pela instituição.
Um exemplo clássico de erro no planejamento financeiro como parte do planejamento escolar é ter uma parte do faturamento gerado pela instituição dedicado para marketing e vendas. Incluindo investimento para o planejamento deste marketing.
Uma coisa que soa óbvia para as instituições é que é preciso investir dinheiro para atrair novos alunos e crescer. Mas na prática, isso não é tão óbvio assim. Investir em estratégias avançadas de crescimento requer uma fatia do orçamento e precisa ser seriamente considerado no conjunto de decisões do planejamento financeiro.
As instituições, principalmente de menor porte, acabam se perdendo financeiramente, cobrindo os gastos de estrutura, pagando salários de professores e funcionários, mas não assimilam corretamente qual é a fatia que deve ser dedicada às ações de marketing e vendas. Quantos porcentos do seu orçamento você está disposto a dedicar para crescer?
Escrevi um artigo sobre Estratégia Educacional aqui no blog do Captar Alunos, no qual identifico a sustentabilidade financeira como fator essencial para um bom planejamento escolar. Vale a pena a leitura.
Crescer, evitar evasão e captar mais alunos é também parte do planejamento escolar
Estabelecer um orçamento para crescer é um passo importante, mas existem outros. Os gestores precisam também se tornarem experts em crescimento.
O planejamento escolar requer habilidades de gestão, como saber analisar os dados das ações de marketing da última janela de matrículas. Entender, por meio desses dados, quais decisões precisam ser tomadas para as próximas matrículas.
As ações efetivas de marketing, hoje em dia, são quase totalmente digitais, e consequentemente geram muitos dados.
As instituições mais preparadas e bem planejadas, buscam agências de marketing especializadas, para apoiar neste trabalho.
O gestor precisa estar por dentro do planejamento de investimento em mídias, como anúncios no Google e nas Redes Sociais, e em ações comerciais, como manter uma equipe treinada para fechar matrículas, com um CRM centralizando as oportunidades em curso.
Um bom planejamento escolar, que visa sucesso e crescimento, é de suma importância para as instituições de ensino. Se você está à frente de uma instituição de ensino e chegou nessa posição movido(a) pelo sonho de ensinar, isso é importante. Mas saiba que, para ter sucesso real, é importante se propor a entender razoavelmente de administração de empresas, gestão financeira, marketing digital e inteligência de negócios.
Você não precisa cuidar de tudo. Existem agências, consultores e especialistas que podem assumir o trabalho mais pesado de cada área dessas, mas, por outro lado, o seu conhecimento pode baratear o processo e encurtar a distância até o sucesso.
Se você leu até aqui e gostou, recomendo que você faça o download do nosso Guia Completo para Captar Alunos e Acabar com a Evasão.
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