Ter uma boa gestão escolar é decisivo para o sucesso de uma instituição de ensino. E, ainda que a gestão seja uma preocupação da maior parte dos administradores que atuam no âmbito educacional, podem existir alguns vícios que impedem sua evolução.
Gerenciar um negócio educacional com foco no crescimento passa por dois pilares principais: a captação e a retenção de alunos.
Isso pode soar bastante sintético, mas para captar alunos e evitar a evasão com êxito, os gestores precisam entender de gestão estratégica, proposta pedagógica e marketing, garantindo, por meio dos dados gerados, que essas áreas estejam interligadas
Essa multidisciplinaridade dará ao gestor as condições de inteligência de negócios (business intelligence) voltadas ao crescimento da sua instituição.
Para demonstrar como é, na prática, a intervenção dos gestores em cada um desses setores, vou detalhar cada um. Se você enfrenta o desafio de gerenciar uma escola, leia até o fim!
A gestão escolar estratégica
Esse título pode até ser generalista, se partirmos do pressuposto de que tudo, no âmbito empreendedor, exige intervenção estratégica.
Mas, pela experiência acumulada que temos atendendo instituições de ensino, é muito comum nos depararmos com casos em que elas aplicam pouca ou nenhuma gestão estratégica.
Em geral, foram fundadas por pessoas com grande afinidade pela educação e ensino, motivadas pelo prazer de educar, mas que não conseguem lidar muito bem com desafios administrativos e de gestão.
Saiba onde está e aonde quer chegar
Se sua instituição tem uma história acumulada de atuação, é preciso ter sempre em mãos os números que contam essa história e se apoiar neles para projetar o futuro.
Veja, a seguir, os indicadores básicos para dar início à sua compreensão estratégica:
- Medir a base de alunos: em uma linha do tempo, meça como a sua base de alunos evoluiu ou retrocedeu. Veja um exemplo:
- Medir os alunos e os que rematricularam: com essa distinção você consegue identificar se, para crescer, o seu maior problema está na captação de alunos ou na retenção. Veja um exemplo:
- Mapear o motivo de abandono: todo aluno que abandona o curso tem um motivo. Pode ser a qualidade do ensino, o valor das mensalidades, a falta de tempo, mudança de endereço etc. É importante saber identificar essas razões:
Com esses dados em mãos, você tem a sua história contada em números. Assim, fica muito mais fácil projetar ações e eleger prioridades, dando foco ao seu crescimento. Para reduzir a evasão, por exemplo, você pode precisar criar novas turmas em horários diferentes, congelar o preço das mensalidades ou trocar o material didático.
Como seus novos alunos te encontraram?
Você consegue identificar com precisão a origem — em termos de tráfego online — da maioria dos seus novos alunos? Eles te encontram no Google, são indicados por amigos que estudam na instituição ou viram um anúncio no jornal do bairro?
É muito comum nos depararmos com instituições que pulverizam ações diversas sem identificar com clareza quais realmente funcionam.
Elas repetem isso ano após ano, sem sinais evolutivos, porque não encaram o desafio básico de identificar a ação mais efetiva.
Ter esse controle, assim como no exemplo da estratégia para a reduzir a evasão, permite que você concentre forças e recursos naquele canal que dá mais resultado, com um retorno de investimento (ROI) maior.
O papel estratégico da secretaria
Precisamos rever aquela função convencional das secretarias de instituições e colocá-las a serviço da gestão escolar estratégica.
Você mantém uma secretaria atolada em papéis, registrando notas, efetivando matrículas, acompanhando frequência de alunos e emitindo documentos institucionais?
Existem vários sistemas de gestão escolar que podem automatizar todas essas situações. Esses sistemas são baratos e podem custar bem menos do que o salário e os encargos trabalhistas de um funcionário.
Adotar automações e procedimentos que escalam as funções básicas da sua secretaria permite formar um departamento mais estratégico.
Isso permite explorar os indicativos de performance da instituição, dando respostas estratégicas para novas parcerias, acompanhando dados em tempo real e emitindo relatórios inteligentes que apoiam a tomada de decisão.
Se você é gestor de uma instituição, mas acredita que não tem tempo para gerenciar tudo que é importante, distribua tarefas estratégicas para a secretaria. E, tão importante quanto: automatize e otimize as atribuições que podem ser feitas por um software.
O papel estratégico do financeiro
Departamentos financeiros descolados dos desafios estratégicos das instituições também, são comuns. Em geral, tomam como sua atribuição o “corte de gastos a todo custo”.
Ocupam-se de atribuições repetitivas, como emissão de cobranças, notificação de inadimplentes, envio manual de boletos e notas fiscais, pagamentos de salários e fornecedores etc.
O departamento financeiro precisar dar um salto, envolvendo-se menos com os números frios de uma planilha, sufocando-se menos com o caos diário das tarefas repetitivas e somando forças na solução de gargalos da gestão escolar estratégica.
Tomada de decisão orientada a dados
Tomar decisões a partir da análise de dados aumenta, e muito, as chances de acerto do seu planejamento estratégico. Isso serve para qualquer área de gestão, em qualquer mercado.
No mercado educacional particularmente, temos poderosas fontes. Confira algumas delas:
- INEP – Instituto Nacional de Estudos e Pesquisas Educacionais Anísio Teixeira
- MEC – Ministério da Educação
- IBGE (Educação) – Instituto Nacional de Educação e Estatística
- ABED – Associação Brasileira e Ensino à Distância
O setor educacional é efervescente no país. A cultura de analisar dados envolvendo a equipe da instituição coloca você um passo à frente. Busque insights cruzando os dados gerados pela sua própria instituição com os dados de pesquisas gerais.
Mas lembre-se, não adianta ter acesso a informações em abundância se não for para tomar decisões. Tente fazer isso ao planejar um novo curso, ajustar o plano pedagógico, definir a precificação e, quem sabe, abrir uma nova instituição de ensino.
A proposta pedagógica
Enquanto a gestão escolar estratégica é fundamental para a tomada de decisão rumo ao crescimento da instituição, a proposta pedagógica é talvez o setor que mais sofrerá as mudanças necessárias.
A escolha de professores, definição de ementa, grade curricular, material didático, material complementar, metodologia de ensino e critérios de aprovação, são, por exemplo, decisões centrais da proposta pedagógica da sua instituição.
Essas escolhas influenciarão diretamente na captação de novos alunos e redução da evasão.
Uma vez que a formação de pessoas é o “produto” do seu negócio, é preciso um cuidado mais do que especial com a formação de influenciadores, capazes de defender a sua instituição e atrair novos alunos para você.
A famosa indicação, recurso de ouro que já fez crescer milhares de empresas, tem um grau de importância ainda maior para instituições de ensino. E a ausência de indicações pode gerar um efeito cascata de evasão.
A era dos alunos conectados
Formular uma boa proposta pedagógica passa pela certeza de que os alunos têm uma poderosa rede de contato.
Eles vão saber, com o tempo e a troca de informações, identificar as vantagens e desvantagens de estudar na sua instituição. Sua instituição não pode subestimar a força desses laços e pode tirar proveito dessa realidade.
Dessa forma, uma regra fica mais evidente: não dá pra apostar em uma proposta pedagógica com muitas falhas e baixa qualidade. Se você tem esse propósito, sua instituição tem grandes chances de não prosperar.
A gestão escolar e o marketing
O marketing, particularmente o digital, tem papel ativo na captação de alunos e no reforço dos laços aluno-instituição fora da sala de aula. Além disso, ele atua como um termômetro de satisfação, ajudando a prever e evitar evasões.
Vamos conhecer alguns recursos de marketing digital que sua instituição pode adotar?
Blogs
A educação do aluno começa antes mesmo da matrícula. Se você deseja manter a relação entre estudante e instituição, principalmente no meio digital, ter um blog é muito importante.
Ele possibilita ajudar potenciais alunos a conhecer os detalhes do curso que ele pretende fazer, entender sobre o mercado, as oportunidades que esse curso pode gerar, solucionar objeções e, por fim, tomar a decisão de se matricular.
Além disso, um blog e boas práticas de SEO — conteúdo interessante, boa legibilidade e layout — garantem autoridade online para a instituição de ensino.
O que, por sua vez, facilita a gestão escolar.
Google Analytics
Principal ferramenta para analisar o comportamento dos visitantes do seu site, o Analytics gera insights importantes sobre as ações do estudante em cada uma das páginas que ele visita.
Para a gestão escolar, são informações indispensáveis, que ajudam a entender mais sobre o perfil do visitante, facilitando a definição de futuras ações de marketing, com base nas preferências dele.
Com o Analytics você pode, ainda, fazer experimentos de experiência do usuário na interface do seu site. Assim, páginas, títulos e botões podem ser testados na página de matrículas, por exemplo. Isso aumenta significativamente o potencial de conversão dos alunos, ao oferecer as melhores experiências de acordo com a análise dados do seu marketing.
MailChimp e RDStation
Plataformas consolidadas de Inbound Marketing com foco em atração, relacionamento e conversões, ambas possuem como núcleo o e-mail marketing. Oferecem ferramentas para criar formulários, páginas de capturas de dados e disparo automático de e-mails.
É possível integrar o RD e o MailChimp com outras ferramentas para ter uma melhor performance no marketing.
Afinal, o e-mail é o principal canal para recuperar a atenção do aluno que começou o processo de matrícula e não concluiu, que desistiu do curso ou está infrequente.
Além disso, você pode acompanhar e medir a interação com os e-mails disparados. Vários problemas da gestão escolar, como comunicação interna e externa, promoções, eventos ou avisos urgentes podem ser resolvidos por meio do e-mail marketing.
Redes sociais
Não é nenhuma novidade que os potenciais alunos passam uma boa parte de seu tempo online, e gostam de consumir conteúdo relevante. Junte a isso o fato de 74,3% dos estudantes brasileiros possuírem um celular, e provavelmente o utilizarem para navegar nas redes sociais.
Isso só reforça a importância de sua instituição de ensino possuir estar presente em algumas delas.
E não se trata apenas de manter um perfil, mas de utilizá-lo de forma estratégica e aproveitar o que de melhor as redes sociais têm a oferecer: a opinião do estudante.
Lá, você pode acompanhar e sentir de perto as necessidades do aluno, como ele se comporta e quais são suas preferências. E tudo isso de uma forma mais humanizada, de maneira que os dados do Google Analytics façam sentido, quando aplicados em pessoas reais.
O objetivo é sempre que sua instituição se torne mais humanizada e personalizada, o que facilita a proximidade na comunicação e permite abordar temas mais informais.
Todas essas ferramentas de marketing digital mencionadas são acessíveis e intuitivas.
Se você leu até aqui, espero que tenha entendido um pouco mais sobre como a sua instituição pode crescer por meio de uma gestão escolar conectada, unindo gestão estratégica, proposta pedagógica e marketing.E se quiser aprofundar ainda mais essa compreensão, recomendo que baixe grátis o nosso Guia Completo para Captar Alunos e Acabar com a Evasão. É um material que amplia ainda mais a discussão proposta nesse artigo.
