Realizar a gestão educacional de uma instituição — seja ela EaD, um curso livre, uma escola normal ou universidade — exige inteligência de negócios do gestor.
Em outras palavras, exige que ele consiga descolar-se das atividades operacionais e levar seus esforços para o campo estratégico.
Se agir assim, vai ser possível que você pense em questões que envolvem o funcionamento da empresa como um todo, em vez de se perder constantemente em problemas que estão muito ligados a cada uma das partes.
No artigo de hoje, vamos comentar algumas possíveis soluções para esse dilema, com o objetivo de facilitar o desafio da sua gestão educacional e crescer a sua instituição de ensino. Leia até o fim!
O que é inteligência de negócios
A inteligência de negócios — ou business intelligence, como é conhecida em sua nomenclatura em inglês — trata da maneira de lidar com problemas de gestão de um ponto de vista maior que tentativa e erro.
E não é necessário ter receio de trazer técnicas do mundo empresarial para a área da educação. Uma instituição de ensino pode crescer e conseguir muitos alunos sem prejudicar o seu serviço: a educação.
Na verdade, como vamos demonstrar neste artigo, a inteligência de negócios, reunindo tecnologia, padronização de procedimentos administrativos e qualidade do marketing digital, libera tempo do gestor para que a educação seja pensada com mais cuidado e foco.
Aplicando a inteligência de negócios no ramo educacional, podemos dividir os esforços de uma instituição em 3 áreas interligadas:
- A escola
- O gestor
- A tecnologia
Esses três tópicos têm como função permitir fazer mais em menos tempo, sem perder a qualidade. Assim, conhecer alguns conceitos pode ajudar bastante.
Escalabilidade
Tornar um procedimento escalável significa aumentar o seu volume sem aumentar os custos na mesma proporção.
E é sempre bom lembrar que, por custos, não estamos nos referindo apenas a dinheiro. O seu tempo e de outros colaboradores da administração escolar são um tipo de custo também, muitas vezes o mais difícil de baixar.
Então, como fazer mais gastando os mesmos recursos financeiros e o mesmo tempo? A resposta é simples: com processos e procedimentos definidos.
Os setores financeiro e administrativo no geral são dois ótimos pontos de partida para essa tarefa. Por sinal, o nosso Guia Para Captar Alunos e Acabar com a Evasão Escolar está cheio de exemplos de como “enxugar” esses setores.
Recomendamos a leitura desse material.
Análise de dados
No início deste artigo, falamos sobre como a gestão educacional deve abandonar a tentativa e erro. Pois bem, e a análise de dados tem a ver exatamente com como fazer isso.
Há cerca de 15 anos, os dados eram algo bem difícil de se conseguir.
Por exemplo, se você quisesse saber a taxa de conversão em matrículas da sua instituição, precisaria que o setor responsável contabilizasse pessoa por pessoa que visitou a escola, declarando em papéis ou formulários quem fechou e quem não voltou. Depois, um cálculo precisaria ser feito.
Em detalhes como esse é que a tecnologia opera suas revoluções. Hoje, tudo pode ser medido por softwares, e você pode utilizar um programa que reúne e compara diversas informações a respeito da instituição em dados e planilhas.
Se souber comunicar a urgência desses dados à equipe, as decisões administrativas vão ficar muito mais fáceis e lógicas, deixando de depender, inclusive, de embates de opiniões muito subjetivas.
O papel do gestor em meio a esse cenário
Vamos voltar aos 3 pilares que descrevem os esforços de crescimento da instituição: escola, gestor e tecnologia.
Se a escola se encarrega de criar uma proposta pedagógica sólida e atualizada e a tecnologia reúne, mede e entrega os dados utilizados para tomar decisões, qual é então o papel do gestor?
Veja, abaixo, algumas atividades estratégicas em que você pode se envolver para promover o crescimento rápido da sua instituição de ensino:
Uma avaliação isenta da realidade
Antes de mais nada, é papel do gestor saber com exatidão em que patamar a instituição de ensino se encontra.
Claro, para fazer isso, o primeiro passo é avaliar a qualidade do ensino, sem a qual nenhuma melhoria seria significativa.
Existe alguma discrepância entre o que a instituição oferece e o que os alunos esperam dela? Vale a pena salientar que as expectativas que os estudantes criam, muitas vezes, não condizem com aquilo que a escola se propõe ensinar.
Acontece que, por si só, isso não significa má qualidade de ensino.
No entanto, é tarefa da equipe de marketing alinhar essas expectativas entre as duas partes.
E isso é feito tanto trazendo feedbacks a você, gestor, sobre o que os alunos acham do curso, quanto educando com marketing os estudantes, de modo que saibam o que vão encontrar quando se matricularem.
Em outras palavras, o sucesso de uma instituição de ensino passa por atrair os alunos certos para o perfil da sua proposta pedagógica. Aqueles para quem ela vai fazer sentido na formação moral ou na vida profissional.
Garantir que diferentes setores se interliguem
É tendência que alguns setores, principalmente os administrativos, passem a considerar as questões ditas “burocráticas” como um fim sem em si, e não um meio.
A tarefa do gestor, nesse contexto, é interligar os setores, com espírito de liderança e ouvindo todos os envolvidos. Ele deve fazer isso, no entanto, sempre reforçando a função de todos os envolvidos ali: uma educação de qualidade.
Se houve uma padronização de procedimentos, deve ser ressaltada a importância de cada etapa dessa padronização. Afinal, a função dela não é a boa avaliação daquele que a desempenha, mas o que essa etapa significa para a melhoria na qualidade da educação.
Conduzir uma visão estratégica
Além disso, cabe ao gestor manter firme a linha estratégica da instituição. Isso significa ajudar os colaboradores a não se prenderem excessivamente em detalhes, chamando sua atenção para metas educacionais anuais ou semestrais.
Seja como for, nunca perca de vista a importância da inteligência de negócios no papel do gestor de uma instituição de ensino. Por meio dela, você pode interligar os setores, padronizar procedimentos e conduzir a visão estratégica da empresa.
O resultado disso, você vai ver em poucos meses. O crescimento rápido da sua instituição de ensino!
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